Peut-être, comme moi, êtes webophile depuis bientôt 10 ans, et commencez vous à avoir votre boîte à mails qui déborde !? Alors comme moi, vous attendez le hasard d’un crash ou de mauvais choix — Incredimail — d’outils pour vous dire… bah, au fond, je n’avais plus besoin de tous ses mails !! Le soucis, c’est que l’on en reçoit de plus en plus, de plus en plus gros, et du coup, notre Outlook commence à avoir du mal à tout gérer. Limiter à un fichier de travail de 2go et quelques, la stabilité de notre programme quotidien est mise à mal.

Hier, mon boss me demande d’investiguer sur une solution permettant de découper le fichier .PST d’Outlook. J’enquête, la réponse à ma question semble difficile à obtenir de ces sociétés proposant des solutions payantes, comme s’ils tournaient autour… Au fond, comment vont-ils faire pour créer une couche logiciel susceptible de faire croire à Outlook qu’il n’a qu’un seul fichier de données, alors qu’il en a plusieurs… peut-être tout simplement parcequ’il est possible d’alléger de manière « intelligente » son fichier de donnée habituellement nommé Outlook.pst soit même.

Régulièrement, Outlook me demande, voulez vous archiver de manière automatique… et je lui dit tout de suite Noooon. Cela ne me sert à rien d’avoir un fichier contenant des données que je ne peux pas consulter. En réalité, ces données sont bien directement consultables dans Outlook, mais juste ne sont elles pas chargées au démarrage. Il est possible d’y faire des recherches ou de les consulter d’un clic, le temps d’un chargement supplémentaire. Soucis, cela manque un peu de structure, et l’on va juste se retrouver avec 2 fichiers qui finiront avec le temps eux aussi par grossir et grossir.

Pensons plus loin, et si je créais différents dossiers d’archive ? par année, ou par projet, ou… là c’est à vous de voir ! C’est possible… Prenons mon répertoire « 0ld LabSET » actuellement dans ma boite de réception. C’est un endroit où je stocke les mails de mes anciens collègues depuis 2002 ! Le genre de mail dont je n’ai pas besoin en permanence, mais qu’il me faut à tout prix conserver. Je pourrais m’en servir comme exemple pour créer une archive dédiée dans Outlook, indépendante donc du fichier contenant mes données personnelles, mais également indépendante du dossier d’archive (archivage automatique qui déplaçait mes mails envoyés).

Depuis FICHIER -> ARCHIVER, Je peux sélectionner le répertoire 0ld LabSET, et éventuellement filtrer les mails à déplacer en archive en donnant une date limite. Et surtout via Parcourir, je peux lui sélectionner le nom de fichier dans lequel archiver ce nouveau contenu, en lieu et place de Archive.PST !! et donc créer différents fichiers de données d’archive.

Vous pouvez agir ainsi de suite afin de créer une stratégie d’archivage adaptée à vos besoins.

Oui mais… le soucis, c’est qu’à chaque étapes, Outlook décide d’appeller ce nouveau dossier « Dossier D’archivage »… vous vous retrouvez donc avec votre Boite de Réception et plusieurs Dossier D’archivage, ce qui n’est évidemment pas très pratique à gérer. Dossiers qui ne permettent pas d’être renommer à première vue… à première vue seulement.

Clic Droit sur le dossier -> PROPRIETE -> OPTIONS AVANCEES, et vous pouvez enfin donner un nom à votre répertoire d’archive.

Il restera encore à bien ranger tout cela, Outlook lors de l’archivage conservant la hiérarchisation d’origine, probablement superflue dans votre nouveau dossier. Il n’est pas contre pas possible d’éliminer le répertoire « dossier suprimés » et « dossier de rercherche », tout du moins, je n’ai pas trouvé d’astuce. Il peut être également nécessaire au besoin dans votre Dossier Personnel principal d’aller nettoyer les répertoires devenus inutiles.

Tout ceci fonctionnant pour Outlook 2003, il y a de fortes chances qu’ils soient possible de travailler de la sorte sur Outlook 2007, mais peut-être les options sont elles rangées à d’autres endroits.

Allé hop… autant que cela serve à tout le monde !

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